Xây dựng KPI cho bộ phận tuyển dụng

Quy trình xây dựng KPI cho bộ phận tuyển dụng bao gồm 5 bước: xác định bộ phận/người xây dựng KPI, xác định các chỉ số KPI, đánh giá mức độ hoàn thành KPI, liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng, điều chỉnh và tối ưu KPI.

1. Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Có 2 phương pháp để xác định bộ phận/người xây dựng KPI:

- Các bộ phận/phòng ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí, trong đó, đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ để đảm bảo KPI tuân thủ đúng nguyên tắc.

- Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho bộ phận/phòng ban. Phương án này đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, đôi khi, các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng và nhiệm vụ của bộ phận/phòng ban. Để khắc phục vấn đề đó, hệ thống KPI sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

2. Xác định các chỉ số KPI

Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng KPI là việc đảm bảo KPI gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của bộ phận/phòng ban, doanh nghiệp.

Sau khi thống nhất được KPI với mục tiêu của bộ phận/phòng ban, doanh nghiệp, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá chỉ số thực hiện công việc:

• S (Specific) - Mục tiêu cụ thể
• M (Measurable) - Mục tiêu đo lường được
• A (Attainable) - Mục tiêu có thể đạt được
• R (Relevant) - Mục tiêu thực tế
• T (Timebound) - Mục tiêu có thời hạn cụ thể

3. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Khi đã xác định được KPI cho phòng ban và từng vị trí công việc trong doanh nghiệp thì bạn sẽ tiến hành đưa nó vào thực tế.

Các KPIs đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường nên chắc chắn sẽ có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI.

4. Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định. Chính sách này thường được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI hoặc do các nhân viên tự thống nhất với nhau.

5. Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPI có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Ban đầu, hãy xem xét chỉ số KPI vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng thì hãy duy trì nó ít nhất một năm.